Handleiding

Deze handleiding is geschreven voor de beheerder van een nieuwe organisatie. Deel A doorloopt u één keer bij het inrichten; reken op een half uur. Deel B is het dagelijkse werk van de trainer en kunt u aan uw trainers geven. Deel C is voor de cursist — kort, want die hoeft alleen zijn cursus te vinden.

Deel A — Uw omgeving inrichten

1. Inloggen

U heeft een e-mail ontvangen met een link om uw wachtwoord in te stellen. Die link is één uur geldig. Verlopen? Ga dan naar uw eigen adres en kies ‘wachtwoord vergeten’; u krijgt een nieuwe link.

Uw wachtwoord wijzigt u later via Wachtwoord in de menubalk. Wie een tijd niets doet wordt vanzelf uitgelogd; hoe lang dat duurt stelt u zelf in (zie 2).

2. Instellingen

Ga naar Beheer › Instellingen. Vier blokken:

3. Klanten

Klanten zijn de opdrachtgevers voor wie u opleidt. Leidt u alleen uw eigen mensen op, dan hoeft u hier niets te doen: bij het inrichten is er al één klant aangemaakt, en dat is uw organisatie zelf. Een opleider zet hier zijn opdrachtgevers neer, elk met een contactpersoon, en kan daarna per klant inschrijven, filteren en rapporteren.

Verwijderen kan niet: aan een klant hangen cursisten, en aan cursisten hangen inschrijvingen en certificaten. Een klant die niet meer meedoet zet u op inactief.

4. Medewerkers

Onder Beheer › Medewerkers nodigt u uw personeel uit: een e-mailadres, een naam en een rol. Twee rollen:

• Trainer — bouwt cursussen, schrijft in, kijkt na, ziet de voortgang van iedereen en geeft certificaten uit.
• Beheerder — alles wat een trainer mag, plus de instellingen, de medewerkers en de functies en rechten.

De medewerker krijgt een mail met een link om zijn wachtwoord te kiezen. Tot hij dat heeft gedaan staat hij op uitgenodigd. Wilt u fijner regelen wie wat mag, lees dan deel D.

5. Cursisten

Op Cursisten staan de mensen die cursussen volgen. Elke cursist hoort bij precies één klant. Er zijn drie manieren om ze binnen te krijgen:

Iets aanpassen? Klik op de naam in de lijst. Daar staan aanhef, naam, e-mailadres, telefoon, klant, functie en uw eigen kenmerk, plus het vinkje actief en een opmerkingveld — een typefout of een verhuizing naar een andere klant herstelt u dus zelf. Rechts ziet u wanneer hij voor het laatst inlogde en op welke cursussen hij staat. Een wachtwoord zetten kan er met opzet niet: dat doet de cursist zelf via ‘wachtwoord vergeten’, want wie het wachtwoord van een ander kan zetten kan ook als hem inloggen.

Uitnodigen doet u op de regel boven de lijst: e-mailadres, naam, en de klant — die staat al voorgevuld op degene die u het laatst koos, en als u er maar één heeft vraagt hij er niet eens om. De cursist krijgt een e-mail met een link om zelf een wachtwoord te kiezen. Een hele groep ineens gaat met Een lijst inlezen uit Excel, onderaan de pagina.

Een hele groep tegelijk. Vink in de lijst aan wie u bedoelt (of alles, met het vakje in de kop), kies onderaan een cursus en klik Uitvoeren: ze staan ingeschreven en hebben bericht. Wie nog geen wachtwoord heeft krijgt de link om er een te kiezen, met de cursus erbij genoemd; wie al kan inloggen krijgt een link naar de cursus zelf. Eén bericht dus, geen twee. Bij Een lijst inlezen uit Excel kunt u datzelfde in één keer doen: kies daar de cursus en zet het vinkje uitnodigen, dan zijn tien nieuwe cursisten met één handeling ingelezen, ingeschreven en uitgenodigd.

Zoeken en filteren staat boven de lijst: een zoekveld op naam of e-mailadres, en filters op klant, cursus en status. Ze werken samen; met wissen bent u weer terug bij de hele lijst.

De stand van een cursist staat in de kolom Status en volgt zijn weg door het systeem:

• ingelezen — hij staat erin, maar heeft nog geen post gehad;
• uitgenodigd — de uitnodiging is verstuurd (de datum staat erbij), hij heeft nog geen wachtwoord gekozen;
• actief — hij kan inloggen;
• inactief — hij doet niet meer mee, bijvoorbeeld omdat hij bij die klant weg is;
• gewist — zijn gegevens zijn onherkenbaar gemaakt.

Is een uitnodiging nooit aangekomen, open dan de cursist en kies Terugzetten op ingelezen: de oude link vervalt en hij staat weer tussen de mensen die nog post moeten krijgen. Andersom kan ook — hebt u iemand buiten het systeem om al benaderd, dan zet Markeren als uitgenodigd hem op die stand zonder een bericht te sturen.

De kolom AVG en de opschoonlijst boven de tabel horen bij de bewaartermijn; die staan in deel F. Die twee knoppen werken per regel, op de cursist waar ze naast staan — de vinkjes aan het begin van de regel horen bij de balk onder de lijst (inschrijven en uitnodigen), niet bij het wissen. Onherkenbaar maken is onomkeerbaar, en dat doet u liever één voor één.

Deel B — Cursussen bouwen en cursisten volgen

Dit deel is voor de trainer. Een cursus bouwen kost het meeste werk; daarna doet het systeem het volgen, herinneren en uitgeven van certificaten grotendeels zelf.

De weg in het menu

De balk bovenaan volgt de volgorde van het werk:

• Cursussen — cursussen, leerpaden en (met klassikale sessies aan) de planning: hier maakt u de lesstof;
• Deelnemers — inschrijvingen, cursisten en klanten: hier bepaalt u wie meedoet;
• Volgen — nakijken, voortgang, rapportage en certificaten: hier kijkt u hoe het gaat;
• Berichten — het forum en de privégesprekken;
• Beheer — medewerkers, functies, mededelingen, verzonden berichten en instellingen: het inrichtingswerk.

Onder uw eigen naam rechts staan uw eigen dingen: mijn cursussen, mijn gegevens, wachtwoord, deze handleiding en uitloggen. Wat u niet mag, ziet u niet: een groep waarvan u geen enkel scherm mag openen verdwijnt uit de balk.

De levensloop van een cursus

Cursussen toont uw cursussen met per cursus het aantal lessen, wie ermee bezig is en wie klaar is. Bovenaan staan vijf getallen: gepubliceerde cursussen, lopende inschrijvingen, wat er na te kijken ligt, wie over tijd is en het aantal actieve cursisten (dat laatste is het getal waarop uw abonnement telt, zie deel F).

Een cursus heeft drie standen:

Een cursus opzetten

Klik op een cursus en u komt op het cursusscherm. Bovenaan staat in één regel hoeveel cursisten erop staan en hoeveel er klaar zijn, met de knop Inschrijvingen beheren ernaast — dat gebeurt op een eigen scherm (zie Inschrijven verderop). Daaronder de lessen, want daar doet u het meeste werk, en rechts het beeld van de cursus. De instellingen staan ingeklapt onder de kop Instellingen: u zet ze één keer goed en komt er daarna zelden terug.

Instellingen

• Titel, een code (optioneel, voor uw eigen administratie), een omschrijving die de cursist te zien krijgt, en de geschatte duur in minuten.
• Lessen in volgorde doorlopen — staat dit aan, dan gaat een les pas open als alle verplichte lessen ervóór af zijn. Zet het uit voor naslagmateriaal waar iemand vrij in mag bladeren.
• Certificaat bij afronden — en daaronder hoe lang dat certificaat geldig is, in maanden. Gebruikelijk is 12; 0 is onbeperkt. De einddatum wordt bij het uitgeven berekend; certificaten die al bestaan veranderen niet mee.
• Cursisten mogen zichzelf inschrijven — de cursus komt dan bij elke cursist onder Mijn cursussen te staan zodra hij gepubliceerd is. Wie zichzelf inschrijft krijgt geen startdatum en geen deadline; hij begint wanneer hij wil.
• Opnieuw inschrijven — voor een cursus die jaarlijks terugkomt. Vult u hier een aantal dagen in, dan wordt de cursist zoveel dagen vóór het einde van zijn certificaat vanzelf opnieuw op déze cursus gezet, met die einddatum als deadline. Neem ruim: bij een cursus op locatie moet er nog een datum gepland worden. 0 zet het uit.
• Forum voor deze cursus — laat de deelnemers onderling meelezen en reageren. Staat uit; wat die keuze inhoudt staat bij Forum en berichten.

Beeld en achtergrond

Een beeld van de cursus staat bij de cursist op zijn overzicht. De achtergrond van het certificaat is een A4-afbeelding waar de tekst overheen komt — uw voorbedrukte papier, gescand. Zonder achtergrond krijgt het certificaat een liggende opmaak in de huisstijl, met uw logo.

Publiceren, archiveren en terug naar concept

De knoppen staan onder de instellingen. Vanaf het publiceren kunt u inschrijven, dus zet eerst de lessen erin en klik ze zelf na. Archiveren haalt de cursus uit het aanbod zonder iets weg te gooien; lopende inschrijvingen blijven gewoon werken.

Terug naar concept kan ook als er al cursisten op staan — u moet soms iets rechtzetten. De knop zegt eerst hoeveel mensen erop staan en hoeveel er middenin zitten. Daarna is de cursus niet meer te vinden voor wie zich zelf mag inschrijven, maar wie er al op staat kan gewoon verder: een cursus onder iemands handen weghalen zou erger zijn dan de fout die u wilt herstellen.

Lessen

Een les is één brok inhoud. Op het cursusscherm voegt u een les toe met een titel en een soort; daarna klikt u hem aan en vult u hem op het lesscherm. De volgorde verandert u met de pijltjes.

Bij elke les kiest u of hij verplicht is (telt mee voor de voortgang en voor het afronden) en of hij zichtbaar is voor cursisten. Een les die u nog niet af heeft zet u onzichtbaar; dan kunt u hem rustig afmaken terwijl de cursus al loopt.

Inleiding en bijlagen bij elke les

Elke les, van welke soort ook, heeft een tekst die de cursist bovenaan leest: bij een tekstles is dat de les zelf, bij de andere soorten de inleiding — waar de bijeenkomst over gaat, wat er voorbereid moet worden. Daaronder kunt u bijlagen zetten, zoveel als u wilt, elk met een eigen titel: het draaiboek van de dag, de hand-out, een formulier. De cursist ziet ze in die volgorde, vóór de inhoud van de les — en die volgorde bepaalt u zelf, met de pijltjes ↑ en ↓ in de lijst. Zo bouwt u een bijeenkomst op als op papier: eerst de uitleg, dan de stukken, dan de datum.

Een bijlage mag een pdf, een afbeelding, een video, een Word- of Excel-bestand, een PowerPoint (ook odt/ods) of een tekstbestand zijn, tot 32 MB per stuk. Wat de browser kan tonen gaat open in beeld, de rest biedt hij aan om op te slaan. Een bestand met macro's (.docm, .xlsm) kan niet: dat is een programma, geen document.

Een bijlage wijzigen. Naast elke bijlage staat Wijzigen. Daarmee past u de titel aan — een typefout hoeft dus niet via weghalen en opnieuw toevoegen — en u kunt er een ander bestand onder zetten. Laat u het bestandsveld leeg, dan verandert alleen de titel. Het bestand dat u vervangt verdwijnt zodra niets er meer naar wijst; een kopie van de cursus die er nog gebruik van maakt houdt het.

Een toets samenstellen

Bij een les van het soort Toets staat de toetseditor onder de les. Eerst de instellingen:

Dan de vragen. Vier soorten: meerkeuze met één goed antwoord, meerkeuze met meer goede antwoorden, waar/onwaar en een open vraag. Bij elke vraag hoort een aantal punten; bij een keuzevraag voert u de antwoorden in en vinkt u aan welke goed zijn. De score is het behaalde percentage van alle punten van de toets.

Een open vraag wordt niet automatisch nagekeken. Zodra een cursist een toets met een open vraag inlevert, komt die op uw lijst Nakijken, en de inschrijving staat op nakijken tot u de punten heeft gegeven.

Een opdracht

Bij een les van het soort Opdracht levert de cursist zelf iets in: een bestand met een toelichting. Als bestand bij de les zet u de opdrachtbeschrijving; in de tekst van de les zet u wat er verwacht wordt.

Hij mag inleveren wat bij het werk past: een pdf, een foto of afbeelding, een video, een Word- of Excel-bestand, een PowerPoint of een tekstbestand. Elke inlevering gaat langs de virusscan, en een bestand met macro's wordt geweigerd.

Wat er wordt ingeleverd komt op Nakijken. U keurt goed of keurt af, met een reactie die de cursist te lezen krijgt. Goedkeuren zet de les op afgerond en rekent de cursus door; na afkeuren mag de cursist opnieuw inleveren. Hij kan niet een tweede versie insturen zolang de eerste nog niet is beoordeeld.

Een SCORM-pakket

Heeft u een les laten maken in Articulate Storyline of Rise, iSpring, Captivate of Genially, dan levert dat gereedschap een ZIP met een SCORM-pakket op. Zo'n pakket kunt u in Leren inlezen: de cursist krijgt de les precies zoals hij is gemaakt, met zijn eigen menu en animaties, en Leren houdt bij waar hij gebleven is en wat het pakket over de uitslag doorgeeft.

Zet het soort van de les op SCORM-pakket, sla de les op, en kies dan de ZIP bij SCORM-pakket onderaan het lesscherm. Leest hij goed in, dan ziet u welke versie het is (SCORM 1.2 of 2004), bij welk bestand de les begint en hoeveel bestanden erin zaten. Met Pakket bekijken opent u hem zelf, zonder dat er iets wordt vastgelegd.

Werkt het niet, dan is het bijna altijd een van deze twee:

• In de zip zit geen imsmanifest.xml. U heeft dan de map één niveau te hoog gezipt. Zip de inhoud van de exportmap, zodat imsmanifest.xml bovenaan in de zip staat.
• Het bestand is te groot. Vraag uw gereedschap de video's niet mee te verpakken maar te streamen, of knip de les in twee lessen.

Een nieuw pakket bij dezelfde les vervangt het oude. Is het echt een ander pakket, dan wordt de hervatstand van de cursisten gewist — die hoort bij de inhoud van het oude pakket en zou in het nieuwe nergens op slaan. Wie de les al had afgerond, houdt dat.

Meldt een pakket zelf niets terug — dat komt voor — dan ziet de cursist onder de les de knop Deze les is klaar en kan hij hem zo afronden. In de voortgang en in het logboek staat wat het pakket wel heeft gemeld: de stand, de score en de bestede tijd.

Een klassikale sessie

Dit onderdeel en het volgende bestaan alleen als bij Beheer › Instellingen het vinkje Klassikale sessies aanstaat. Standaard staat het uit: het volgen van een digitale cursus is iets anders dan het plannen van mensen in een zaal, en wie alleen e-learning doet hoeft die schermen niet te zien.

Een les van het soort Klassikale sessie is een dag in de zaal. De les is de opleiding; de data eronder zijn de momenten waaruit de cursist kiest. Wie er één heeft bijgewoond, heeft de les gehad.

Op het lesscherm zet u per datum het begin en einde, de locatie met adres, de docent, een maximum aantal deelnemers en een toelichting. De cursist ziet de data in zijn cursus en meldt zich aan; is een datum vol, dan kan dat niet meer. Afgelasten haalt een datum uit de keuze en zet iedereen die erop stond weer los, zodat ze een andere kunnen kiezen.

De presentielijst

Klik op een datum en u komt op de presentielijst. Vink aan wie u bedoelt en kies Aanwezig of Afwezig; Terugzetten maakt een vergissing ongedaan.

Planning: agenda, herhalingen en wie nog geen datum heeft

Planning is het scherm van de trainer die in een zaal lesgeeft. Het staat in het menu zodra Klassikale sessies bij Instellingen aanstaat. Drie blokken:

• Agenda: alle klassikale data in de gekozen periode, over alle cursussen heen, met hoeveel er zijn aangemeld, hoeveel plaatsen er nog zijn en hoeveel cursisten van die cursus nog géén datum hebben gekozen. Vanaf elke regel naar de presentielijst of naar de les.
• Herhalingen die eraan komen: per maand en per cursus hoeveel cursisten er aan de beurt zijn. Dat is het getal waarop u een datum plant: staan er in maart twaalf herhalingen BHV, dan zet u in februari een dag in de agenda.
• Nog geen datum: per klassikale les wie er wel is ingeschreven maar nog geen datum heeft gekozen. Met één knop krijgen zij een e-mail met de data die er staan en een link naar hun cursus.

Basis en herhaling

Een BHV-basistraining wordt gevolgd door een jaarlijkse herhaling, een VCA na tien jaar. Dat regelt u op het cursusscherm, onder Herhaling, met drie velden:

• Uitnodigen (dagen vóór de vervaldatum) zet de herhaling aan. 0 = geen herhaling.
• Herhalingscursus: de cursus die daarna komt. Laat het op deze cursus zelf staan als de herhaling dezelfde cursus is; wijs een andere aan als de basistraining een eigen, kortere herhalingscursus heeft. Die herhalingscursus kan op zijn beurt weer zichzelf als herhaling hebben, en zo loopt de reeks door.
• Herhaling na (maanden): 0 = op de dag dat het certificaat verloopt. Vul een getal in als de herhaling eerder moet, of als de cursus geen certificaat geeft.

Zodra een cursist de cursus met goed gevolg afrondt, staat zijn herhaling meteen gepland: u ziet hem onder Voortgang (status gepland) en, met klassikale sessies aan, opgeteld onder Planning; hij ziet hem onder Mijn cursussen met de datum waarop hij bericht krijgt. Op die dag — zoveel dagen vóór de vervaldatum als u heeft ingevuld — schrijft de dagelijkse taak hem in en stuurt de uitnodiging, met de klassikale data erbij als u die al heeft gepland. Schrijft u hem zelf eerder in op die cursus, dan wordt de geplande herhaling gebruikt en komt er geen tweede.

Inschrijven

Inschrijven heeft een eigen scherm: Deelnemers › Inschrijvingen. Kies bovenaan een cursus, en u ziet wie erop staat met status, voortgang en deadline. Daarboven zet u er mensen bij: kies een of meer cursisten (wie er al op staat is uit die lijst gelaten), eventueel een startdatum en een deadline, en klik Inschrijven.

Het vinkje bericht sturen stuurt iedereen die er nieuw bij komt een e-mail met een link naar de cursus. Zet het uit als u de cursus eerst zelf wilt naklikken; u kunt later alsnog inschrijven of hen via Berichten een bericht sturen.

Intrekken haalt iemand van de cursus af zonder iets te wissen: zijn voortgang en het spoor blijven staan, en u kunt hem daarna opnieuw inschrijven. Een afgeronde cursus trekt u niet in — die is geschiedenis.

Waarom apart van het cursusscherm: daar maakt u de cursus (lessen, toetsen, instellingen), en dat is ander werk dan bepalen wie er op moet. Het heeft ook een eigen recht, dus het kan een andere persoon zijn. Op het cursusscherm ziet u alleen hoeveel mensen erop staan, met een knop hierheen.

Leerpaden

Een leerpad is een reeks cursussen in een volgorde: voor een opleider een opleidingstraject, voor een bedrijf het inwerkprogramma van een nieuwe medewerker. Het pad rekent niets zelf uit. Iemand op een leerpad zetten maakt gewone inschrijvingen aan, één per cursus, en voortgang, certificaat en herinnering blijven precies waar ze al zaten.

Een leerpad begint als concept, net als een cursus. Zet er gepubliceerde cursussen in, in de volgorde waarin ze gedaan moeten worden, en kies per cursus of hij verplicht is. Publiceer het pad en zet er daarna cursisten op, met één deadline voor het hele pad.

Het pad staat op afgerond zodra elke verplichte cursus erin is afgerond. Intrekken haalt een cursist van het pad en trekt de cursussen in die hij nog niet af had; wat af was blijft staan.

Voortgang

Voortgang is de lijst van alle inschrijvingen: wie zit op welke cursus, hoe ver is hij, en wanneer moet het klaar zijn. Filter op cursus, cursist of status. De status van een inschrijving:

Het percentage telt de verplichte lessen. Een optionele les die iemand overslaat drukt zijn voortgang dus niet.

Nakijken

Op Nakijken staat wat er op uw bureau ligt: toetsen met een open vraag en ingeleverde opdrachten, in één lijst. Het getal na te kijken op het cursusoverzicht is dezelfde lijst.

• Bij een toets zijn de gesloten vragen al geteld. U geeft per open vraag de punten en, als u wilt, een toelichting voor de cursist. Na Beoordeling vastleggen telt de server de score op, beslist of de toets is gehaald en rekent de cursus door.
• Bij een opdracht opent u het ingeleverde bestand, leest u de toelichting van de cursist en keurt u goed of af, met uw reactie erbij.

Rondt de cursist hiermee zijn cursus af, dan wordt het certificaat meteen uitgegeven en krijgt hij er met de dagelijkse post bericht van.

Certificaten

Een certificaat wordt vanzelf uitgegeven zodra iemand een cursus afrondt die er een geeft: een PDF met zijn naam, de cursus, de datum, uw logo, de ondertekening uit de instellingen en een nummer. Het register staat onder Beheer › Certificaten; de cursist vindt zijn eigen certificaten onder Mijn certificaten.

Het nummer is openbaar te controleren op uworganisatie.leren.workbaseonline.nl/php/certificaat.php. Die pagina toont alleen naam, cursus, organisatie, datum en geldigheid — verder niets. Een werkgever of opdrachtgever die het nummer natrekt ziet daar ook of het is verlopen of ingetrokken. Het nummer is een willekeurige reeks en geen volgnummer, zodat niemand de lijst kan aflopen.

Een verlopen certificaat blijft staan en blijft te downloaden — het bewijst nog steeds dat de cursus destijds is afgerond — maar de controlepagina zegt erbij dat de geldigheid voorbij is. Zoveel dagen vóór het verlopen krijgt de cursist eenmalig bericht, en u één overzicht van iedereen die aan de beurt is (het aantal dagen staat in de instellingen). Wilt u dat iemand ook meteen opnieuw wordt ingeschreven, dan zet u dat per cursus aan.

Rapportage

Rapportage heeft vier rapporten, elk als scherm en als CSV voor Excel:

De export komt uit dezelfde berekening als het scherm, dus wat u meestuurt naar een opdrachtgever of een inspectie is precies wat u zelf zag.

Mededelingen

Een mededeling is een kort bericht bovenaan Mijn cursussen van de cursist: een onderwerp, een tekst, voor iedereen of voor de cursisten van één klant, en desgewenst een datum tot en met wanneer hij staat. Geen reacties, geen gelezen-vinkjes; een cursist leest alleen.

Forum en berichten

Onder Berichten staan twee soorten gesprek, allebei bij een cursus:

• een forumdraad: iedereen die op die cursus staat leest mee en kan reageren;
• een privégesprek met één cursist: alleen u en hij zien het, en hij krijgt er een e-mail over.

Het forum aanzetten

Het forum staat per cursus uit en zet u aan bij de cursus zelf, onder Instellingen. Dat is met opzet: in één cursus zitten vaak deelnemers van verschillende werkgevers, en in een forum zien zij elkaars naam en tekst. Of dat mag is een afweging van uw organisatie — daarom vragen wij het en zetten we het niet vast aan. Een privégesprek kan altijd, ook zonder dat vinkje.

Een gesprek beginnen

Op Berichten staan de gesprekken waar u bij hoort, met het laatste bericht bovenaan; klik er een aan en u leest hem eronder. Reageren doet u met het vak onder de laatste reactie. Een nieuw gesprek begint u onderaan bij Een nieuw gesprek beginnen, met twee keuzes: de cursus, en daarna aan wie.

In dat tweede vak staat bovenaan Alle deelnemers van deze cursus — dat is de forumdraad — en daaronder de namen van de mensen die op díe cursus staan, elk voor een privégesprek. De lijst volgt de cursus die u kiest: u krijgt dus nooit de deelnemers van een andere training te zien, en wie is uitgeschreven of onherkenbaar gemaakt staat er niet meer tussen.

Staat het forum bij die cursus uit, dan is de bovenste regel niet te kiezen en staat eronder een link om het aan te zetten. Een privégesprek kan altijd, ook bij een uitgezet forum. Hebt u al een privégesprek met iemand over die cursus, dan komt uw bericht daarin terecht — anders had u na een maand twintig losse gesprekjes met dezelfde persoon.

Een cursist kiest op dezelfde manier: bij aan wie staan voor hem twee regels, Alle deelnemers van deze cursus en Mijn trainer. Hij kan niets kiezen wat hem niet aangaat: andere cursussen dan de zijne staan niet in zijn lijst, en een privégesprek gaat bij hem altijd naar u. Een gesprek tussen twee trainers onderling kent Leren niet.

Bijlagen

Bij elk bericht mag een bijlage: een pdf, een afbeelding, een Word- of Excel-bestand (ook odt/ods) of een tekstbestand. De virusscan en de maximumgrootte zijn dezelfde als bij lesmateriaal. Een bijlage is alleen te openen door wie het gesprek mag lezen — wie de link doorstuurt naar iemand buiten de draad, geeft hem niets.

Wie leest er mee

Een forumdraad lezen alle cursisten die op die cursus staan, plus de trainers en beheerders die het scherm mogen openen. Wordt iemand later ingeschreven, dan leest hij de draad terug vanaf het begin; wordt hij ingetrokken, dan raakt hij hem kwijt — zijn eigen bijdragen blijven wel staan, zoals in elk gesprek. Een privégesprek blijft tussen u en die ene cursist; andere trainers en beheerders zien het ook, want zij nemen uw werk over als u er niet bent. Een gesprek dat u opent geldt als gelezen; in de lijst staat achter een draad hoeveel berichten er sinds uw vorige bezoek bij zijn gekomen.

Post

Elk privébericht levert een e-mail op: schrijft u aan een cursist, dan krijgt hij hem; antwoordt hij, dan komt de melding op het antwoordadres uit uw instellingen. In de mail staat het begin van het bericht en een link; antwoorden gebeurt in de leeromgeving, niet per mail. Van een forumbericht gaat géén mail: een drukke draad zou anders een mailstroom worden. Wie meepraat, kijkt.

Opruimen

U kunt een bericht weghalen en een draad sluiten. Weghalen laat de regel staan met “dit bericht is weggehaald”: de tekst verdwijnt, maar de reacties eronder blijven te volgen. Een gesloten draad blijft leesbaar, er kan alleen niets meer bij — handig als een cursus voorbij is en u het gesprek niet wilt wissen. Wie mededelingen mag plaatsen, mag dit ook; een cursist kan zijn eigen bericht niet weghalen, daar vraagt hij u voor.

Maakt u een cursist onherkenbaar (AVG), dan gaan zijn naam, tekst en bijlagen ook uit het forum weg; de lege regels blijven staan zodat een gesprek geen gaten krijgt.

Verzonden berichten

Onder Beheer › Verzonden berichten staat welke mail er de deur uit is gegaan, aan wie, en of dat lukte. Filter op cursist als iemand belt met “ik heb niets gehad”. Ook wat mislukt is staat erin; anders heeft die vraag geen antwoord, alleen een vermoeden.

Het boek gaat 90 dagen terug, en dat is niet instelbaar: in elke regel staat een e-mailadres, en het is een bijproduct van ons eigen versturen. De ontvanger staat als kopie in de regel, zodat het spoor blijft als een cursist later onherkenbaar is gemaakt.

Deel C — Een cursus volgen

Dit deel kunt u aan uw cursisten geven. Zij zien alleen wat hieronder staat; de rest van deze handleiding gaat over schermen die zij niet hebben.

Berichten

Onder Berichten staan uw gesprekken. Zelf een gesprek beginnen doet u onderaan: kies de cursus, en daarna privé (alleen uw trainer leest mee) of forum (alle deelnemers van die cursus). Het forum kan alleen als uw trainer het bij die cursus heeft aangezet; privé kan altijd, dus met een vraag zit u nooit vast. Bij een bericht mag een bijlage: een pdf, een afbeelding, een Word- of Excel-bestand of een tekstbestand.

Krijgt u een privébericht, dan gaat er een e-mail naar u toe met een link. Antwoorden doet u in de leeromgeving zelf, niet op die mail. Van een forumbericht komt geen mail; achter een gesprek in de lijst staat hoeveel berichten er voor u nieuw zijn.

Mijn cursussen

Na het inloggen ziet u Mijn cursussen: bovenaan de mededelingen van uw organisatie, daaronder per cursus een balk met uw voortgang, de status, de deadline als die er is en de geschatte duur. Eén knop per cursus: Beginnen, Verder waar u was of, als hij af is, Terugkijken. Een herhaling gepland heeft nog geen knop: u ziet de datum waarop u de uitnodiging krijgt.

Staat u op een leerpad, dan ziet u daaronder hoeveel cursussen ervan af zijn. Bij Cursussen die u zelf kunt volgen staat wat er voor iedereen openstaat; met Inschrijven zet u zo'n cursus op uw eigen lijst.

Een les doen

Links staan de lessen, rechts de les die u heeft aangeklikt. Een vinkje betekent: af. Een grijze titel betekent dat die les nog niet open is: rond eerst de lessen ervóór af.

• Bij een tekst, video, bestand of link leest of bekijkt u de les en klikt u daarna op Deze les is klaar.
• Bij een toets ziet u vanaf welk percentage u slaagt en hoeveel pogingen u nog heeft. Klik op Toets maken; zie hieronder.
• Bij een opdracht opent u de opdrachtbeschrijving, kiest u uw bestand, zet u er eventueel een toelichting bij en klikt u op Inleveren. U ziet daarna wacht op beoordeling, en na de beoordeling of het is goedgekeurd — met de reactie van uw trainer. Niet goedgekeurd? Dan kunt u opnieuw inleveren.
• Bij een klassikale sessie staan de data. Kies er een en klik op Aanmelden; afmelden kan zolang uw trainer uw aanwezigheid nog niet heeft vastgelegd. Dat doet hij na afloop; daarmee is de les af. Was u er niet, dan blijft de les open en kiest u een volgende datum.

Een cursus is af zodra alle verplichte lessen af zijn en elke toets is gehaald. Geeft de cursus een certificaat, dan staat het meteen onder Mijn certificaten.

Een les uit een pakket

Bij een les met een SCORM-pakket klikt u op Les openen. De les vult dan het scherm, met bovenaan een balk met uw stand en een knop terug naar de cursus. Sluit u de les af met de knop van het pakket zelf, dan wordt uw plek bewaard; gaat u tussendoor weg, dan onthoudt Leren waar u was en staat er de volgende keer Verder met de les.

Rondt u de les in het pakket af, dan ziet u dat in de balk en staat de les in de cursus op afgerond. Gebeurt dat niet terwijl u hem wel heeft gedaan, gebruik dan de knop Deze les is klaar onder de les.

Een toets maken

Beantwoord de vragen en klik onderaan op Inleveren. Daarna ziet u meteen of u gehaald heeft, met uw score en het percentage dat nodig was. Niet gehaald en nog pogingen over? Dan staat er Opnieuw proberen. Heeft uw trainer dat aangezet, dan ziet u per vraag of hij goed was en zijn toelichting erbij.

Zit er een open vraag in, dan ziet u na het inleveren een voorlopige score en de melding dat uw trainer hem nakijkt. De uitslag komt zodra dat is gebeurd.

Mijn certificaten

Onder Mijn certificaten staat alles wat u heeft behaald, met de datum, hoe lang het geldig is en een knop om de PDF te downloaden. Een verlopen certificaat blijft staan en blijft te downloaden: het bewijst nog steeds dat u de cursus destijds heeft afgerond. Het nummer erop kan een werkgever controleren zonder in te loggen.

Mijn gegevens

Mijn gegevens laat zien wat er van u is vastgelegd: uw naam en contactgegevens, bij welke klant u hoort, uw cursussen en certificaten. Met Mijn gegevens downloaden krijgt u het als bestand mee, inclusief per les wanneer u hem afrondde en van elke toets uw antwoorden en score.

Wilt u iets laten wijzigen of verwijderen, dan neemt u contact op met uw eigen organisatie: die bepaalt wat er met uw gegevens gebeurt, wij bewaren ze in haar opdracht.

Deel D — Wie mag wat

Drie rollen:

Wilt u het fijner regelen — een trainer die wel mag nakijken maar niet publiceren, een administratief medewerker die alleen cursisten beheert — dan maakt u onder Beheer › Functies een functie: een naam met een bundel rechten. Die kent u toe via Beheer › Medewerkers, achter de medewerker. Daar kunt u er ook een los recht bij zetten voor een uitzondering. De veertien rechten:

Deel E — Alle e-mails

Elke mail over een cursus gaat vanaf het adres van Leren, met de afzendernaam uit uw instellingen en uw naam en logo erin. Een antwoord komt bij u terecht, niet bij ons: als antwoordadres staat het adres uit uw instellingen, en anders dat van de beheerder van uw omgeving. Vul dat dus in — ook de automatische ‘ik ben afwezig’-berichten volgen die weg. Alle post komt in Verzonden berichten. In de testmodus gaat elke mail naar uw testadres.

De herinnering, de felicitatie, de herhaling en de verloopmelding gaan met een dagelijkse taak mee. Wat de cursist op het scherm ziet is meteen; de mail komt tot een dag later. De uitnodiging, de inschrijving, het leerpad, het privébericht en de inlogcode gaan direct.

Deel F — Abonnement, privacy en hulp

Uw abonnement

Het abonnement telt actieve cursisten: cursisten die in de afgelopen dertig dagen hebben ingelogd of iets in een cursus hebben gedaan. Een oud-cursist die zijn certificaat heeft en niet meer terugkomt telt niet mee, en u hoeft niemand weg te gooien om onder een grens te blijven. Het getal staat op het cursusoverzicht, zodat een naderende grens geen verrassing is.

Komt u boven uw staffel uit, dan gaat er op dat moment geen deur dicht. Bij de eerstvolgende verlenging past het abonnement zich aan — ook naar beneden als het aantal is gedaald. Loopt het abonnement af, dan verschijnt er ruim van tevoren een waarschuwing en daarna een melding bij het inloggen; uw gegevens blijven bewaard.

Bewaartermijn en wissen (AVG)

De AVG vraagt om gegevens niet langer te bewaren dan nodig. Daarvoor staat in de instellingen een bewaartermijn in maanden. Wie langer dan dat niet actief is geweest én geen lopende cursus meer heeft, komt op een lijst bovenaan Cursisten. Er gebeurt niets vanzelf: u vinkt aan wie er weg mag en drukt zelf op de knop. Iemand die met verlof is of tussen twee cursussen in zit, is geen vertrokken cursist.

Wissen betekent hier onherkenbaar maken. Weg gaan: naam, e-mail en telefoon, de toelichting en het bestand bij een ingeleverde opdracht, wat de trainer daarover schreef, en een opmerking bij een sessie. Wat blijft: dát hij de cursussen deed, zijn toetsantwoorden (dat is het examenwerk), en het certificaat met zijn naam erop — anders vernietigt een opzegging precies het bewijs waar een werkgever nog jaren aan vastzit. Dezelfde knop staat per cursist in de kolom AVG, voor een verzoek dat niet op de termijn wacht.

Privacy

Uw organisatie heeft een eigen, afgeschermde database; andere organisaties kunnen uw cursisten niet zien. De gegevens van uw cursisten zijn van u: u bent verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker en kijken er alleen in op uw verzoek. Een cursist die zijn gegevens wil inzien haalt ze zelf op onder Mijn gegevens; een verzoek om te wissen komt bij u terecht, en de knop daarvoor staat hierboven.

Geef medewerkers de rol die bij hun taak past. Wilt u een tweede slot op de toegang van uw trainers, zet dan de inlogcode per mail aan (deel A, instellingen).

Toegankelijkheid

Alle schermen werken met alleen een toetsenbord en met een schermlezer; een cursist die niet met een muis werkt kan een toets maken. De verklaring staat op de website onder Toegankelijkheid.

Hulp nodig?

Kijk eerst in deze handleiding en probeer het in uw eigen omgeving — u kunt weinig kapotmaken: een cursus begint als concept, en een certificaat of een cursist verdwijnt nooit stilletjes. Komt u er niet uit, mail dan naar support@workbaseonline.nl. Vermeld daarbij uw organisatie en, als het kan, het scherm waar het misgaat.