Handleiding

Deze handleiding is geschreven voor de beheerder van een nieuwe organisatie. Deel A doorloopt u één keer bij het inrichten; reken op een half uur. Deel B is het dagelijkse werk van de trainer en kunt u aan uw trainers geven. Deel C is voor de cursist — kort, want die hoeft alleen zijn cursus te vinden.

Deel A — Uw omgeving inrichten

1. Inloggen

U heeft een e-mail ontvangen met een link om uw wachtwoord in te stellen. Die link is één uur geldig. Verlopen? Ga dan naar uw eigen adres en kies ‘wachtwoord vergeten’; u krijgt een nieuwe link.

Uw wachtwoord wijzigt u later via Wachtwoord in de menubalk. Wie een tijd niets doet wordt vanzelf uitgelogd; hoe lang dat duurt stelt u zelf in (zie 2).

2. Instellingen

Ga naar Beheer › Instellingen. Vier blokken:

3. Klanten

Klanten zijn de opdrachtgevers voor wie u opleidt. Leidt u alleen uw eigen mensen op, dan hoeft u hier niets te doen: bij het inrichten is er al één klant aangemaakt, en dat is uw organisatie zelf. Een opleider zet hier zijn opdrachtgevers neer, elk met een contactpersoon, en kan daarna per klant inschrijven, filteren en rapporteren.

Verwijderen kan niet: aan een klant hangen cursisten, en aan cursisten hangen inschrijvingen en certificaten. Een klant die niet meer meedoet zet u op inactief.

4. Medewerkers

Onder Beheer › Medewerkers nodigt u uw personeel uit: een e-mailadres, een naam en een rol. Twee rollen:

• Trainer — bouwt cursussen, schrijft in, kijkt na, ziet de voortgang van iedereen en geeft certificaten uit.
• Beheerder — alles wat een trainer mag, plus de instellingen, de medewerkers en de functies en rechten.

De medewerker krijgt een mail met een link om zijn wachtwoord te kiezen. Tot hij dat heeft gedaan staat hij op wacht op wachtwoord. Wilt u fijner regelen wie wat mag, lees dan deel D.

5. Cursisten

Op Cursisten staan de mensen die cursussen volgen. Elke cursist hoort bij precies één klant. Er zijn drie manieren om ze binnen te krijgen:

De lijst laat per cursist zien hoeveel cursussen hij heeft, of hij al een wachtwoord heeft gekozen en wanneer hij voor het laatst iets deed. Filter op klant met de keuzelijst rechtsboven.

De kolom AVG en de opschoonlijst boven de tabel horen bij de bewaartermijn; die staan in deel F.

Deel B — Cursussen bouwen en cursisten volgen

Dit deel is voor de trainer. Een cursus bouwen kost het meeste werk; daarna doet het systeem het volgen, herinneren en uitgeven van certificaten grotendeels zelf.

De levensloop van een cursus

Cursussen toont uw cursussen met per cursus het aantal lessen, wie ermee bezig is en wie klaar is. Bovenaan staan vijf getallen: gepubliceerde cursussen, lopende inschrijvingen, wat er na te kijken ligt, wie over tijd is en het aantal actieve cursisten (dat laatste is het getal waarop uw abonnement telt, zie deel F).

Een cursus heeft drie standen:

Een cursus opzetten

Klik op een cursus en u komt op het cursusscherm: bovenaan de lessen, dan de instellingen, en onderaan de inschrijvingen. In die volgorde gebruikt u ze ook.

Instellingen

• Titel, een code (optioneel, voor uw eigen administratie), een omschrijving die de cursist te zien krijgt, en de geschatte duur in minuten.
• Lessen in volgorde doorlopen — staat dit aan, dan gaat een les pas open als alle verplichte lessen ervóór af zijn. Zet het uit voor naslagmateriaal waar iemand vrij in mag bladeren.
• Certificaat bij afronden — en daaronder hoe lang dat certificaat geldig is, in maanden. Gebruikelijk is 12; 0 is onbeperkt. De einddatum wordt bij het uitgeven berekend; certificaten die al bestaan veranderen niet mee.
• Cursisten mogen zichzelf inschrijven — de cursus komt dan bij elke cursist onder Mijn cursussen te staan zodra hij gepubliceerd is. Wie zichzelf inschrijft krijgt geen startdatum en geen deadline; hij begint wanneer hij wil.
• Opnieuw inschrijven — voor een cursus die jaarlijks terugkomt. Vult u hier een aantal dagen in, dan wordt de cursist zoveel dagen vóór het einde van zijn certificaat vanzelf opnieuw op déze cursus gezet, met die einddatum als deadline. Neem ruim: bij een cursus op locatie moet er nog een datum gepland worden. 0 zet het uit.

Beeld en achtergrond

Een beeld van de cursus staat bij de cursist op zijn overzicht. De achtergrond van het certificaat is een A4-afbeelding waar de tekst overheen komt — uw voorbedrukte papier, gescand. Zonder achtergrond krijgt het certificaat een liggende opmaak in de huisstijl, met uw logo.

Publiceren en archiveren

De knoppen staan onder de instellingen. Vanaf het publiceren kunt u inschrijven, dus zet eerst de lessen erin en klik ze zelf na. Archiveren haalt de cursus uit het aanbod zonder iets weg te gooien; lopende inschrijvingen blijven gewoon werken.

Lessen

Een les is één brok inhoud. Op het cursusscherm voegt u een les toe met een titel en een soort; daarna klikt u hem aan en vult u hem op het lesscherm. De volgorde verandert u met de pijltjes.

Bij elke les kiest u of hij verplicht is (telt mee voor de voortgang en voor het afronden) en of hij zichtbaar is voor cursisten. Een les die u nog niet af heeft zet u onzichtbaar; dan kunt u hem rustig afmaken terwijl de cursus al loopt.

Een toets samenstellen

Bij een les van het soort Toets staat de toetseditor onder de les. Eerst de instellingen:

Dan de vragen. Vier soorten: meerkeuze met één goed antwoord, meerkeuze met meer goede antwoorden, waar/onwaar en een open vraag. Bij elke vraag hoort een aantal punten; bij een keuzevraag voert u de antwoorden in en vinkt u aan welke goed zijn. De score is het behaalde percentage van alle punten van de toets.

Een open vraag wordt niet automatisch nagekeken. Zodra een cursist een toets met een open vraag inlevert, komt die op uw lijst Nakijken, en de inschrijving staat op nakijken tot u de punten heeft gegeven.

Een opdracht

Bij een les van het soort Opdracht levert de cursist zelf iets in: een bestand met een toelichting. Als bestand bij de les zet u de opdrachtbeschrijving; in de tekst van de les zet u wat er verwacht wordt.

Wat er wordt ingeleverd komt op Nakijken. U keurt goed of keurt af, met een reactie die de cursist te lezen krijgt. Goedkeuren zet de les op afgerond en rekent de cursus door; na afkeuren mag de cursist opnieuw inleveren. Hij kan niet een tweede versie insturen zolang de eerste nog niet is beoordeeld.

Een klassikale sessie

Een les van het soort Klassikale sessie is een dag in de zaal. De les is de opleiding; de data eronder zijn de momenten waaruit de cursist kiest. Wie er één heeft bijgewoond, heeft de les gehad.

Op het lesscherm zet u per datum het begin en einde, de locatie met adres, de docent, een maximum aantal deelnemers en een toelichting. De cursist ziet de data in zijn cursus en meldt zich aan; is een datum vol, dan kan dat niet meer. Afgelasten haalt een datum uit de keuze en zet iedereen die erop stond weer los, zodat ze een andere kunnen kiezen.

De presentielijst

Klik op een datum en u komt op de presentielijst. Vink aan wie u bedoelt en kies Aanwezig of Afwezig; Terugzetten maakt een vergissing ongedaan.

Inschrijven

Onderaan het cursusscherm, bij Inschrijvingen, kiest u één of meer cursisten (houd Ctrl of Cmd ingedrukt voor meerdere) en eventueel een startdatum en een deadline. Achter elke naam staat de klant, zodat u een hele lichting in één keer kunt aanvinken.

Met het vinkje bericht sturen krijgt iedereen die er nieuw bij komt een mail met een link naar de cursus en de deadline erbij. Wie al een openstaande inschrijving had krijgt niets en wordt overgeslagen. Zet het vinkje uit als u de cursus eerst zelf wilt naklikken.

Drie manieren, naast elkaar:

• U schrijft in, zoals hierboven. Dit is de weg voor een verplichte training: met een deadline, en dus met een herinnering en een melding als iemand eroverheen is.
• De cursist schrijft zichzelf in, als u dat bij de cursus heeft aangezet. Geen deadline, geen herinnering; hij begint wanneer hij wil.
• Via een leerpad, zie hieronder: dan ontstaan de inschrijvingen in de volgorde van het pad.

Dezelfde cursist kan dezelfde cursus later opnieuw doen — de jaarlijkse herhaling — zonder dat het oude bewijs verdwijnt. Wat niet kan, is twee keer tegelijk op dezelfde cursus staan.

Leerpaden

Een leerpad is een reeks cursussen in een volgorde: voor een opleider een opleidingstraject, voor een bedrijf het inwerkprogramma van een nieuwe medewerker. Het pad rekent niets zelf uit. Iemand op een leerpad zetten maakt gewone inschrijvingen aan, één per cursus, en voortgang, certificaat en herinnering blijven precies waar ze al zaten.

Een leerpad begint als concept, net als een cursus. Zet er gepubliceerde cursussen in, in de volgorde waarin ze gedaan moeten worden, en kies per cursus of hij verplicht is. Publiceer het pad en zet er daarna cursisten op, met één deadline voor het hele pad.

Het pad staat op afgerond zodra elke verplichte cursus erin is afgerond. Intrekken haalt een cursist van het pad en trekt de cursussen in die hij nog niet af had; wat af was blijft staan.

Voortgang

Voortgang is de lijst van alle inschrijvingen: wie zit op welke cursus, hoe ver is hij, en wanneer moet het klaar zijn. Filter op cursus, cursist of status. De status van een inschrijving:

Het percentage telt de verplichte lessen. Een optionele les die iemand overslaat drukt zijn voortgang dus niet.

Nakijken

Op Nakijken staat wat er op uw bureau ligt: toetsen met een open vraag en ingeleverde opdrachten, in één lijst. Het getal na te kijken op het cursusoverzicht is dezelfde lijst.

• Bij een toets zijn de gesloten vragen al geteld. U geeft per open vraag de punten en, als u wilt, een toelichting voor de cursist. Na Beoordeling vastleggen telt de server de score op, beslist of de toets is gehaald en rekent de cursus door.
• Bij een opdracht opent u het ingeleverde bestand, leest u de toelichting van de cursist en keurt u goed of af, met uw reactie erbij.

Rondt de cursist hiermee zijn cursus af, dan wordt het certificaat meteen uitgegeven en krijgt hij er met de dagelijkse post bericht van.

Certificaten

Een certificaat wordt vanzelf uitgegeven zodra iemand een cursus afrondt die er een geeft: een PDF met zijn naam, de cursus, de datum, uw logo, de ondertekening uit de instellingen en een nummer. Het register staat onder Beheer › Certificaten; de cursist vindt zijn eigen certificaten onder Mijn certificaten.

Het nummer is openbaar te controleren op uworganisatie.leren.workbaseonline.nl/php/certificaat.php. Die pagina toont alleen naam, cursus, organisatie, datum en geldigheid — verder niets. Een werkgever of opdrachtgever die het nummer natrekt ziet daar ook of het is verlopen of ingetrokken. Het nummer is een willekeurige reeks en geen volgnummer, zodat niemand de lijst kan aflopen.

Een verlopen certificaat blijft staan en blijft te downloaden — het bewijst nog steeds dat de cursus destijds is afgerond — maar de controlepagina zegt erbij dat de geldigheid voorbij is. Zoveel dagen vóór het verlopen krijgt de cursist eenmalig bericht, en u één overzicht van iedereen die aan de beurt is (het aantal dagen staat in de instellingen). Wilt u dat iemand ook meteen opnieuw wordt ingeschreven, dan zet u dat per cursus aan.

Rapportage

Rapportage heeft vier rapporten, elk als scherm en als CSV voor Excel:

De export komt uit dezelfde berekening als het scherm, dus wat u meestuurt naar een opdrachtgever of een inspectie is precies wat u zelf zag.

Mededelingen

Een mededeling is een kort bericht bovenaan Mijn cursussen van de cursist: een onderwerp, een tekst, voor iedereen of voor de cursisten van één klant, en desgewenst een datum tot en met wanneer hij staat. Geen reacties, geen gelezen-vinkjes; een cursist leest alleen.

Verzonden berichten

Onder Beheer › Verzonden berichten staat welke mail er de deur uit is gegaan, aan wie, en of dat lukte. Filter op cursist als iemand belt met “ik heb niets gehad”. Ook wat mislukt is staat erin; anders heeft die vraag geen antwoord, alleen een vermoeden.

Het boek gaat 90 dagen terug, en dat is niet instelbaar: in elke regel staat een e-mailadres, en het is een bijproduct van ons eigen versturen. De ontvanger staat als kopie in de regel, zodat het spoor blijft als een cursist later onherkenbaar is gemaakt.

Deel C — Een cursus volgen

Dit deel kunt u aan uw cursisten geven. Zij zien alleen wat hieronder staat; de rest van deze handleiding gaat over schermen die zij niet hebben.

Mijn cursussen

Na het inloggen ziet u Mijn cursussen: bovenaan de mededelingen van uw organisatie, daaronder per cursus een balk met uw voortgang, de status, de deadline als die er is en de geschatte duur. Eén knop per cursus: Beginnen, Verder waar u was of, als hij af is, Terugkijken.

Staat u op een leerpad, dan ziet u daaronder hoeveel cursussen ervan af zijn. Bij Cursussen die u zelf kunt volgen staat wat er voor iedereen openstaat; met Inschrijven zet u zo'n cursus op uw eigen lijst.

Een les doen

Links staan de lessen, rechts de les die u heeft aangeklikt. Een vinkje betekent: af. Een grijze titel betekent dat die les nog niet open is: rond eerst de lessen ervóór af.

• Bij een tekst, video, bestand of link leest of bekijkt u de les en klikt u daarna op Deze les is klaar.
• Bij een toets ziet u vanaf welk percentage u slaagt en hoeveel pogingen u nog heeft. Klik op Toets maken; zie hieronder.
• Bij een opdracht opent u de opdrachtbeschrijving, kiest u uw bestand, zet u er eventueel een toelichting bij en klikt u op Inleveren. U ziet daarna wacht op beoordeling, en na de beoordeling of het is goedgekeurd — met de reactie van uw trainer. Niet goedgekeurd? Dan kunt u opnieuw inleveren.
• Bij een klassikale sessie staan de data. Kies er een en klik op Aanmelden; afmelden kan zolang uw trainer uw aanwezigheid nog niet heeft vastgelegd. Dat doet hij na afloop; daarmee is de les af. Was u er niet, dan blijft de les open en kiest u een volgende datum.

Een cursus is af zodra alle verplichte lessen af zijn en elke toets is gehaald. Geeft de cursus een certificaat, dan staat het meteen onder Mijn certificaten.

Een toets maken

Beantwoord de vragen en klik onderaan op Inleveren. Daarna ziet u meteen of u gehaald heeft, met uw score en het percentage dat nodig was. Niet gehaald en nog pogingen over? Dan staat er Opnieuw proberen. Heeft uw trainer dat aangezet, dan ziet u per vraag of hij goed was en zijn toelichting erbij.

Zit er een open vraag in, dan ziet u na het inleveren een voorlopige score en de melding dat uw trainer hem nakijkt. De uitslag komt zodra dat is gebeurd.

Mijn certificaten

Onder Mijn certificaten staat alles wat u heeft behaald, met de datum, hoe lang het geldig is en een knop om de PDF te downloaden. Een verlopen certificaat blijft staan en blijft te downloaden: het bewijst nog steeds dat u de cursus destijds heeft afgerond. Het nummer erop kan een werkgever controleren zonder in te loggen.

Mijn gegevens

Mijn gegevens laat zien wat er van u is vastgelegd: uw naam en contactgegevens, bij welke klant u hoort, uw cursussen en certificaten. Met Mijn gegevens downloaden krijgt u het als bestand mee, inclusief per les wanneer u hem afrondde en van elke toets uw antwoorden en score.

Wilt u iets laten wijzigen of verwijderen, dan neemt u contact op met uw eigen organisatie: die bepaalt wat er met uw gegevens gebeurt, wij bewaren ze in haar opdracht.

Deel D — Wie mag wat

Drie rollen:

Wilt u het fijner regelen — een trainer die wel mag nakijken maar niet publiceren, een administratief medewerker die alleen cursisten beheert — dan maakt u onder Beheer › Functies een functie: een naam met een bundel rechten. Die kent u toe via Beheer › Medewerkers, achter de medewerker. Daar kunt u er ook een los recht bij zetten voor een uitzondering. De veertien rechten:

Deel E — Alle e-mails

Elke mail over een cursus gaat vanaf het adres van Leren, met de afzendernaam uit uw instellingen en uw naam en logo erin. Ze komen allemaal in Verzonden berichten. In de testmodus gaat elke mail naar uw testadres.

De herinnering, de felicitatie, de herhaling en de verloopmelding gaan met een dagelijkse taak mee. Wat de cursist op het scherm ziet is meteen; de mail komt tot een dag later. De uitnodiging, de inschrijving, het leerpad en de inlogcode gaan direct.

Deel F — Abonnement, privacy en hulp

Uw abonnement

Het abonnement telt actieve cursisten: cursisten die in de afgelopen dertig dagen hebben ingelogd of iets in een cursus hebben gedaan. Een oud-cursist die zijn certificaat heeft en niet meer terugkomt telt niet mee, en u hoeft niemand weg te gooien om onder een grens te blijven. Het getal staat op het cursusoverzicht, zodat een naderende grens geen verrassing is.

Komt u boven uw staffel uit, dan gaat er op dat moment geen deur dicht. Bij de eerstvolgende verlenging past het abonnement zich aan — ook naar beneden als het aantal is gedaald. Loopt het abonnement af, dan verschijnt er ruim van tevoren een waarschuwing en daarna een melding bij het inloggen; uw gegevens blijven bewaard.

Bewaartermijn en wissen (AVG)

De AVG vraagt om gegevens niet langer te bewaren dan nodig. Daarvoor staat in de instellingen een bewaartermijn in maanden. Wie langer dan dat niet actief is geweest én geen lopende cursus meer heeft, komt op een lijst bovenaan Cursisten. Er gebeurt niets vanzelf: u vinkt aan wie er weg mag en drukt zelf op de knop. Iemand die met verlof is of tussen twee cursussen in zit, is geen vertrokken cursist.

Wissen betekent hier onherkenbaar maken. Weg gaan: naam, e-mail en telefoon, de toelichting en het bestand bij een ingeleverde opdracht, wat de trainer daarover schreef, en een opmerking bij een sessie. Wat blijft: dát hij de cursussen deed, zijn toetsantwoorden (dat is het examenwerk), en het certificaat met zijn naam erop — anders vernietigt een opzegging precies het bewijs waar een werkgever nog jaren aan vastzit. Dezelfde knop staat per cursist in de kolom AVG, voor een verzoek dat niet op de termijn wacht.

Privacy

Uw organisatie heeft een eigen, afgeschermde database; andere organisaties kunnen uw cursisten niet zien. De gegevens van uw cursisten zijn van u: u bent verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker en kijken er alleen in op uw verzoek. Een cursist die zijn gegevens wil inzien haalt ze zelf op onder Mijn gegevens; een verzoek om te wissen komt bij u terecht, en de knop daarvoor staat hierboven.

Geef medewerkers de rol die bij hun taak past. Wilt u een tweede slot op de toegang van uw trainers, zet dan de inlogcode per mail aan (deel A, instellingen).

Toegankelijkheid

Alle schermen werken met alleen een toetsenbord en met een schermlezer; een cursist die niet met een muis werkt kan een toets maken. De verklaring staat op de website onder Toegankelijkheid.

Hulp nodig?

Kijk eerst in deze handleiding en probeer het in uw eigen omgeving — u kunt weinig kapotmaken: een cursus begint als concept, en een certificaat of een cursist verdwijnt nooit stilletjes. Komt u er niet uit, mail dan naar support@workbaseonline.nl. Vermeld daarbij uw organisatie en, als het kan, het scherm waar het misgaat.